Datenschutz Mitarbeiterdaten

Gemäß dem anwendbaren Arbeitsgesetz dürfen personenbezogene Angaben nur zu dem Zwecke verwendet und bearbeitet werden, für den sie bei ihrer Erfassung bestimmt waren. Die Mitarbeiter müssen auch die Grundsätze des Datenschutzes einhalten, wenn sie in der EDV eingesetzt werden. Auch Sie sind dann regelmässig auf das Datenschutzgeheimnis gebunden. Was sind Ihre Rechte in Bezug auf den Datenschutz gegenüber Ihrem Vorgesetzten?

Datenschutz hat im Alltag immer einen hohen Stellenwert. Mit welchen Vorschriften müssen Unternehmen und Mitarbeiter beim Schutz von Daten in ihren Arbeitsverhältnissen rechnen? Es gibt kein eigenes Datenschutzgesetz im Bereich des Arbeitsrechts. Aber welche Rechte haben Sie als Mitarbeiter? Nachfolgend sind die wesentlichen Aspekte des Datenschutzes am Arbeitplatz aufgeführt:

Für den Arbeitnehmerdatenschutz am Arbeitsort gelten prinzipiell die gleichen Regeln wie für andere persönliche Angaben im Alltag: Der Unternehmer darf diese nur mit Einwilligung des Betreffenden oder soweit dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist, sammeln, bearbeiten oder verwenden. Durch das Recht auf Informationsselbstbestimmung entsteht das Recht auf Besitz der eigenen persönlichen Angaben, so dass hier eine verstärkte Steuerung möglich ist.

Das BDSG gestattet dem Unternehmer prinzipiell nur die Erfassung, Bearbeitung und Verwendung von personenbezogenen Informationen, die für die Begründung, Auflösung und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind ( 32 Abs. 1 S. 1 BDSG). Darüber hinaus werden auch außerhalb der automatischen Datenaufbereitung Informationen aufgezeichnet (z.B. Aufzeichnungen bei Vorstellungsgesprächen, Telefonaten etc.).

Das Einverständnis der zu erhebenden Personendaten ist nur dann rechtmäßig und effektiv, wenn es auf der Basis von Offenheit, Freiheit und Schriftform (z.B. im Arbeitsvertrag) erfolgt oder soweit es sich um solche handelt, die für die Ermittlung einer strafbaren Handlung oder einer Amtshandlung zu verwenden sind, vom Auftraggeber nur erhoben werden dürfen, wenn ein konkreter Verdacht besteht und die Angaben zur Klärung ausreichend sind.

Der verdachtsunabhängigen Generalinspektion aller Beschäftigten ohne deren Einwilligung und ein berechtigtes Eigeninteresse ist nicht statthaft (Stichwort: Videokontrolle am Arbeitsplatz). Spezielle personenbezogene Angaben dürfen nur erhoben, bearbeitet oder verwendet werden, wenn unter anderem der Betroffene eingewilligt hat, diese zur Wahrung der lebenswichtigen Belange des Betroffenen oder eines Dritten ausreichen, allgemein und ungehindert einsehbar sind oder für die Geltendmachung von Forderungen erforderlich sind (§ 28 Abs. 6 bis 8 BDSG).

Darüber hinaus können Angaben am Arbeitsort auch dem Telekommunikationsgeheimnis unterliegen, wenn beispielsweise die Privatnutzung eines E-Mail-Kontos nicht explizit verboten ist. Auch nach dem Austritt des Arbeitnehmers darf der Auftraggeber nicht auf den E-Mail-Posteingang zurückgreifen, da hier neben den Geschäftsdaten auch vertrauliche personenbezogene Angaben gespeichert werden können.

Auch beim Datenschutz am Arbeitplatz gilt das Prinzip der größtmöglichen Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit. Die Arbeitnehmer haben ein Grundrecht auf Auskünfte über ihre bei ihrem Dienstgeber hinterlegten personenbezogenen Angaben. Dies gilt z.B. auch für Ihre eigene Mitarbeiterakte, die Sie als Arbeitnehmer immer sehen dürfen. Außerdem haben Sie das Recht, an Ihrem Arbeitsort rechtswidrig gespeicherte personenbezogene Informationen löschen zu lassen, wie es beim Datenschutz der Fall ist.

Sie sind nicht dazu angehalten, Ihrem Auftraggeber die exakten Gesundheitsgründe für eine Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Ohne Ihre Zustimmung kann der Auftraggeber den behandelnden Arzt nicht um diese Information bitten, da der behandelnde Arzt an die ärztliche Verschwiegenheitspflicht gebunden ist. Darüber hinaus können im Zuge von Betriebs- oder Tarifvereinbarungen weitere Datenschutzbestimmungen getroffen werden.

Auch für das Vorstellungsgespräch interessant: Personalverantwortliche fragen gern nach umfassenden und über die berufliche Relevanz hinausgehenden Informationen: Wollen Sie ein Kind? Wie viel kosten Datenschutzverletzungen für den Auftraggeber? Datenschutzverletzungen in Firmen durch den Auftraggeber können für das Untenehmen kostspielig werden. Durch die neue Basisdatenschutzverordnung, die ab Mitte 2018 für alle EU-Mitgliedsstaaten bindend ist, können dem Konzern Geldstrafen in Milliardenhöhe auferlegt werden.

Im Falle einzelner Gesetzesverstöße kann der Unternehmer auch bei einer Verletzung des Datenschutzes am Arbeitsplatz mit Geldbußen von bis zu 4 % des Jahresumsatzes oder 20 Mio. EUR (je nachdem, welcher Betrag letztlich größer ist) rechnen. 4. Die Mitarbeiter haben auch eine Pflicht: Datenschutz am Arbeitsplatz einhalten! Zur Vermeidung des Zugriffs auf sensible Personendaten, aber auch zum Schutz der von Ihnen bei der Verarbeitung behandelten vertraulichen Informationen, gibt es einige Maßnahmen, die Sie im Hinblick auf den Datenschutz beherzigen sollten.

Hier sind einige Anwendungsbeispiele, über die Sie in einer Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens informiert werden könnten: Verriegeln Sie Ihren Monitor jedes Mal, wenn Sie Ihren Computer aufgeben. Geben Sie den Schlüsseln keine Hinweise auf die dazugehörigen Schließungen, Anschriften usw. Bewahren Sie alle wichtigen Daten, Dateien, Zertifikate, Briefe (auch die, die Sie betreffen) usw. an Ihrem Schreibtisch auf.

Sie müssen dabei auch spezielle Richtlinien zur Vertraulichkeit in Ihrem Betrieb einhalten. An dieser Stelle finden Sie weitere Hinweise, wie Sie selbst mit den persönlichen Angaben anderer Beteiligter umgehen und was Sie in Bezug auf den Datenschutz am Arbeitsplatz einzuhalten haben.