Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter des Unternehmens - Was sind die ersten Maßnahmen?

Es ist bekannt, dass ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ernannt werden muss, wenn mehr als 9 Mitarbeiter mit der automatischen Bearbeitung von personenbezogenen Informationen beauftragt werden. Sie erhalten einen Einblick in die ersten Etappen, von der Wahl eines eigenen Beauftragten für den Datenschutz bis zur Inbetriebnahme der aktuellen Aktivitäten. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist in schriftlicher Form zu bestellen (§ 4 f Abs. 1 BDSG).

Eine Ernennungsurkunde muss daher sowohl von der Geschäftsleitung als auch vom betrieblichen Beauftragten für den Schutz personenbezogener Daten erstellt und unterzeichnet werden. Die Ernennungsurkunde sollte kurz die Aufgabe und Position des Beauftragten für den Schutz personenbezogener Daten beschreiben. Schablonen hierzu sind auf den Internetseiten der Aufsichtsbehörde zu sehen, z.B. beim Beauftragten für den Landesdatenschutz Baden-Württemberg.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte wird nur dann effektiv eingesetzt, wenn er die erforderliche fachliche Qualifikation nachweist ("§ 4f BDSG"). Weil sich nur wenige Menschen intensiv mit dem Themenkomplex des Datenschutzes und der Datenschutzsicherheit auseinandersetzen konnten (oder diese einem Interessenkonflikt unterliegen), ergeben sich häufig Bedenken, ob ihre personelle Eignung als Datenschutzbeauftragter überhaupt gegeben ist.

Darin steht nur allgemein: "Nur wer über die nötige Sachkenntnis und Verlässlichkeit zur Wahrnehmung seiner Aufgabe verfügt, kann zum Datenschutzbeauftragten ernannt werden. Der Grad der Sachkenntnis wird vor allem durch den Rahmen der Verarbeitung der Daten der zuständigen Behörde und die Schutzbedürfnisse der von ihr erhobenen oder verwendeten persönlichen Informationen festgelegt.

"Im Prinzip ist es daher den Firmen freigestellt, das Konzept der erforderlichen fachlichen Qualifikation zu bestimmen. Je nach Unternehmensgröße und Unternehmensstruktur sollte dem Beauftragten für den Schutz personenbezogener Daten eine festgelegte Zahl von Wochen- oder Monatsstunden gewährt werden, die ausschliesslich für Datenschutzzwecke verwendet werden. Entscheidend für die Planung können jedoch folgende Aspekte sein: Gibt es andere Beauftragte für das Themengebiet des Datenschutzes?

Wird eine Induktionsphase benötigt oder hat man irgendwelche Kenntnisse? Der interne Datenschutzbeauftragte hat die grundlegende Funktion, sich für den Schutz der Privatsphäre im Betrieb einzusetzen. Besonders am Beginn ist es von Bedeutung, eine Einführung in das Themengebiet des Datenschutzes zu haben. Es ist sinnvoll, zunächst alle für den Schutz der Privatsphäre relevanten Vorgänge im Betrieb zu bestimmen. Zu diesem Zweck kann der aktuelle Stand des Umgangs mit persönlichen Informationen mit den entsprechenden Fachabteilungen wie HR, IT-Marketing und Verkauf besprochen werden.

Darüber hinaus können bereits bestehende Dokumente, Vereinbarungen und Leitlinien zum Schutz der Daten zusammengestellt werden. Ausgehend vom Ist-Zustand kann der Datensicherheitsstandard ausgewertet werden. Gibt es alle erforderlichen Dokumente? Wenn die Datenschutzlücken bekannt sind, können weitere Massnahmen priorisiert werden. Darüber hinaus strukturiert die weitere Vorgehensweise das Themenfeld des Datenschutzes.

Nur wenn auch die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das jeweilige Fachgebiet umfangreich geschult sind, wirkt die Tätigkeit des Beauftragten für den Datenschutz. In gewissem Umfang ist der Beauftragte für den Datenschutz darauf angewiesen, dass er von den verantwortlichen Personen über die laufende Bearbeitung der personenbezogenen Informationen unterrichten wird. Das Bewusstsein kann durch regelmäßiges Training, aber auch durch Leitlinien geschärft werden.

Der Schutz der Daten ist ein kontinuierlicher Vorgang. Selbst wenn der Aktionsplan bearbeitet wird, muss der Standard des Datenschutzes immer wieder überprüft und bewertet werden. Neue Erkenntnisse, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch seitens des Gesetzesgebers und der Aufsichtsbehörde, müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Das, was in vielen anderen Gebieten zutrifft, kann auch für den Schutz der Daten genutzt werden:

Erweist sich dies als nicht durchführbar, kann in der ersten Phase auch der Hinweis eines Beauftragten für den Schutz personenbezogener Daten eingeholt werden. Wir sind Spezialisten für Datensicherheit, IT-Sicherheit und IT-Forensik und beraten in Deutschland.